Rent Vilnius
"Rent Vilnius" ir salīdzinoši neliels uzņēmums, kas nodarbojas ar īpašumu pārdošanu īzīrēšanai un īres īpašumu pārvaldīšanu. Tas pārņem no mājokļu īpašniekiem visus ar īri un īpašuma uzturēšanu saistītos darbus – atrod investēšanai vispiemērotāko dzīvokli, izvēlas īrniekus, rūpējas par īpašuma remontu un uzturēšanu, risina īrnieku problēmas, iekasē īres, komunālos un citus maksājumus.
– Sākot izmantot "Dokobit" portālu un parakstīt dokumentus elektroniski, paātrinājās dzīvokļu izīrēšanas process, jo līgumus ar klientiem varam noslēgt tajā pašā vai nākamajā dienā. Tādējādi pirmajā pusgadā saviem klientiem nodrošinājām aptuveni 20 tūkstošu eiro peļņu.
"Rent Vilnius" partneris
Izaicinājums
Uzņēmumam, kas nodarbojas ar mājokļu apsaimniekošanu un administrēšanu, ir jāsagatavo daudz dokumentu – mēnesī skaits var būt no dažiem desmitiem līdz vairākiem simtiem.
Ja mājokļu īpašnieki, kuri vēlas mājokļa pārvaldības pakalpojumu, dzīvo ārvalstīs, process kļūst vēl sarežģītāks, jo visi dokumenti jāapstrādā attālināti vai jāgaida brīdis, kad īpašnieks atgriežas Lietuvā. Darījumi ieilgst, un dažkārt mājokļu īpašnieki pat nolemj pārtraukt pakalpojumu un īpašumu neizīrēt, tādējādi zaudējot iespēju gūt papildu ienākumus.
"Rent Vilnius" meklēja risinājumu, kas vienkāršotu izīrēšanas procesu un samazinātu īpašnieka līdzdalību līdz minimumam. Tad uzņēmums atrada "Dokobit".
Risinājums
Šobrīd "Rent Vilnius" izmanto "Dokobit" portālu, lai parakstītu klientu līgumus, nomas līgumus, mājokļu pieņemšanas-nodošanas aktus, kā arī darbinieku pilnvaras, atvaļinājuma pieprasījumus un rēķinus. Nelielam uzņēmumam tas kopā ir vidēji 44 dokumenti mēnesī.
Rezultāts
Uzņēmums sāka izmantot e-parakstīšanas platformu, pat nezinot ieguldījumu reālo atdevi. Pusgada laikā bija skaidrs, ka lēmums bija vairāk nekā pareizs. Kopš brīža, kad visi dokumentu apstrādes procesi tika pārnesti uz "Dokobit" portālu, notikušas būtiskas izmaiņas. Uzņēmums ietaupa laiku un izmaksas par dokumentu drukāšanu un sūtīšanu. Arī noteiktu dokumentu apstrādes process kļuvis daudz vienkāršāks – apstiprināt un parakstīt var vienuviet, pievienojot dokumentam digitālos fotoattēlus, augšupielādējot visu portālā un parakstot. Ikmēneša ietaupījumi sasniedz vismaz 137 eiro, bet 5 gadu laikā šis skaitlis pārsniedz 8000 eiro. MVU budžetā tā ir būtiska naudas summa, kas vairs netiek tērēta dokumentu parakstīšanai.
E-parakstīšanas ieviešana un sadarbība ar "Dokobit" arī palīdzējusi uzņēmumam sasniegt emigrējušos lietuviešus un mājokļu īpašniekus, kas dzīvo ārpus Viļņas. Piesaistot jaunu auditoriju, pārdošanas apjoms jau sešos mēnešos pieaudzis par 20 %.
Kopumā elektroniskā parakstīšana palīdzējusi "Rent Vilnius" atbrīvoties no daudzajiem papīra dokumentiem un vienkāršot iekšējos procesus – dokumentus var ne tikai ātrāk parakstīt, bet arī ērti uzglabāt vienuviet portālā.