Volvo
Volvo Lietuva UAB, gætir hagsmuna Volvo Group Trucks í Litháen og ber ábyrgð á sölu, þjónustu og markaðssetningu á vörubílum frá Volvo Trucks og Renault Trucks. Fyrirtækið býður upp á heildstæðar flutningslausnir fyrir viðskiptavini sem flytja varning með sendibílum og stærri flutningabílum.
– Lausnin gerði okkur kleift að leggja niður skjalageymslur og innrétta þægileg fundarrými í þeirra stað. Með því að undirrita skjöl rafrænt höfum við nú þegar sparað heilu tonnin af pappírsumbúðum. Dokobit hjálpar okkur þannig að ná mikilvægu markmiði, að hlífa náttúruauðlindum.
CFO
Áskoranir
Líkt og mörg fyrirtæki um heim allan þurfti Volvo Lietuva að takast á við afleiðingar heimsfaraldursins árið 2021 samhliða sölu og þjónustu á nýjum og notuðum flutningabílum. Þótt rekstrarumhverfið hefði skyndilega umturnast og óvissa ríkti um framtíðina stöðvaðist hvorki lífið né starfsemin. Enn þurfti að undirrita stafla af skjölum og samningum. Starfsfólk fyrirtækisins mætti aðstæðunum af yfirvegun og sveigjanleika kom sér upp vinnuaðstöðu heima, prentaði og skannaði samninga og sendi áfram til viðskiptavina og samstarfsaðila.
Þetta fyrirkomulag var hvorki sérlega þægilegt né skilvirkt. Því var tafarlaust ráðist í að taka upp snjallari, hraðvirkari og öruggari leið til að undirrita samninga við viðskiptavini. Flestir starfsmenn höfðu nokkra reynslu af rafrænum undirskriftum á borð við Smart-ID og Mobile-ID. Auk þess hafði fyrirtækið, jafnvel fyrir faraldurinn, gert markaðskönnun og leitað að heppilegum lausnum til að stafræna og einfalda undirritun skjala.
Viðskiptavinir og samstarfsaðilar Volvo Lietuva eru staðsettir í ólíkum borgum og löndum; sumir voru langt komnir í stafrænni þróun á meðan aðrir samþykktu eingöngu handundirrituð pappírsskjöl. Stærsta áskorunin fólst í því að fá viðskiptavini til að taka upp rafrænar undirskriftir með því að draga fram augljósan tímasparnað og umhverfisávinning.
Lausnir
Þegar kom að því að velja lausn fyrir rafrænar undirskriftir skipti notendaupplifunin og einfaldleikinn mestu máli fyrir Volvo Lietuva. „Það skiptir öllu máli að lausnin vinni fyrir reksturinn okkar, en ekki öfugt. Við kynntum lausnina fyrir teyminu og þjálfuðum þau, svo innleiðingin gekk greiðlega og hratt fyrir sig. Við undirritum skjöl samkvæmt fjögurra-augna-reglunni, en hvert skjal krefst tveggja undirskrifta,“ segir Dalia Stasiūnienė, fjármálastjóri Volvo Lietuva.
Lausn Dokobit vakti athygli Volvo Lietuva vegna einfaldleika síns. Möguleikinn á að flokka skjöl eftir mismunandi verkþáttum hefur skapað skýra yfirsýn. Notendaskýrslur hafa aukið gegnsæi í daglegu undirritunarferli. Þá er mikill kostur að ekki þarf að senda afrit af skjölum eða tengla í tölvupósti. Þegar skjal er stofnað til undirritunar sést listi yfir undirritaða og kerfið sendir út sjálfvirkar áminningar. Dokobit bauð einnig upp á þann möguleika að sníða viðmótið að útlitskröfum þeirra vörumerkja sem Volvo Lietuva hefur á sínum snærum.
Útkoma
Í dag notar Volvo Lietuva Dokobit til undirritunar á innri skjölum: umboðum, pöntunum, ráðningarsamningum sem og samningum við viðskiptavini. Eftir að hafa tekið upp rafrænar undirskriftir kann fyrirtækið sérstaklega að meta tímann sem sparast hefur, en áður fór mikill tími í skjalaundirritanir og sendingar. Einnig hefur dregið verulega úr þörf á útprentuðum pöntunum og skjalageymslum. Eftir að pappírsnotkun var skorin niður í algjört lágmark hefur fyrirtækið komið upp tveimur fundaklefum fyrir einkasamtöl eða símtöl í Vilnius-útibúinu, þar sem áður voru skjalasöfn.
Aðrir kostir felast í skilvirkari samningsgerð og hagræðingu á aðföngum. Nú þurfa stjórnendur hvorki að keyra til viðskiptavina né senda skjöl milli borga með hraðsendlum eða pósti. Þetta sparar fjármuni, sparar vinnutíma starfsfólks og dregur úr notkun á bílaflota fyrirtækisins. Að auki er nú hægt að undirrita samninga, ekki bara við litháíska viðskiptavini eða samstarfsaðila, heldur einnig við samstarfsfólk á aðalskrifstofunni í Gautaborg í Svíþjóð, sem einfaldar og flýtir ferlinu til muna fyrir alla sem koma að samningunum.